Wie du mit besserem Zeitmanagement im Business mehr erreichst

Seit drei Wochen pendle ich vier Tage die Woche ins Zürcher Unterland. Die Zeit im Zug nutze ich gezielt für mein Business. Viel mehr Zeit bleibt mir tagsüber nicht mehr, denn der fünfte Tag ist mein Mamitag. Sobald meine Tochter schläft, sitze ich wieder am Laptop. Selten vor Mitternacht im Bett.

Trotz dieser Auslastung musste ich kürzlich einsehen, dass eine Sache nicht mehr geht. Ich musste eine Entscheidung treffen, vor der viele Unternehmer:innen stehen, sobald das Tagesgeschäft kaum noch zu bewältigen ist.

Ich bin ausgelastet. Das messe ich daran, dass meine reguläre Arbeitszeit voll verrechnet wird. Ich habe weitere Projekte in der Pipeline und kümmere mich nur noch um Aufgaben, die meine Kernkompetenz erfordern. Alle anderen Aufgaben versuche ich Schritt für Schritt abzugeben.

Warum sich so viele vor dem Abgeben scheuen

Ich beobachte, dass sich viele Unternehmer:innen mit der Auslagerung von Aufgaben schwer tun. Meistens sind die folgenden Gedanken damit verbunden:

„Ach komm, das Geld kann ich mir sparen.“

Ja, Auslagern kostet Geld. Aber was könntest du einnehmen, wenn du die Zeit stattdessen in die Kundengewinnung investierst? Wenn du 500 Franken ausgibst, aber 1000 einnimmst, hast du immer noch gewonnen.

„Ich mach's doch rasch selbst. Dann ist es schneller erledigt.“

Wenn du nie mit anderen arbeiten willst, mag das stimmen. Wenn nicht, solltest du lernen, wie du Aufgaben effizient übergibst. Jeder Schritt in Richtung Entlastung bringt dich näher an deinen eigentlichen Unternehmensfokus.

„Das kann ich nicht abgeben. Das ist zu kompliziert.“

Doch, kannst du. Du wirst jemanden finden, der das mit Begeisterung übernimmt. Oft hilft es, die Aufgabe zuerst selbst in klare Schritte zu zerlegen – danach wirkt sie auch für andere machbar.

Was du zuerst abgeben solltest

Hier ist eine einfache Entscheidungshilfe für besseres Zeitmanagement:

1. Das, was kein Geld bringt. Zum Beispiel Buchhaltung, die Pflege deiner Website oder die Planung deines Contents.

2. Das, was dich zu viel Zeit kostet. Wenn du Stunden mit deiner Buchhaltung oder dem Schneiden deiner Videos verbringst, kannst du diese Zeit nicht nutzen, um Umsatz zu generieren.

3. Das, was andere genauso gut oder besser können. Etwa Grafiken, Flyer, einfache Website-Pflege oder das Einrichten deines E-Mail-Marketing-Tools.

   
   

Wichtig ist: Bereite Aufgaben vor. Erstelle eine klare Beschreibung und Anleitungen. So sparst du dir das ständige Erklären.

Wie du Aufgaben effizient abgibst

Du musst nicht gleich eine:n Festangestellte:n suchen. Starte mit:

• Freelancer:innen auf Projektbasis

• Virtuellen Assistenzen

• Werkstudent:innen auf Stundenbasis

Wem du welche Aufgaben anvertraust

Das hängt von der Aufgabe ab. Nutze:

• Empfehlungen aus deinem Netzwerk

• Instagram, Linkedin oder Freelancer-Plattformen

• Kooperationen mit anderen Unternehmer:innen

Entscheidungshilfe: So findest du die richtige Person

• Hat die Person Erfahrung mit genau dieser Aufgabe?

• Versteht sie dein Business grob (z. B. Zielgruppe, Sprache, Stil)?

• Kannst du dich auf die Person verlassen? Kommuniziert sie klar? Ist sie hilfsbereit und du hast einfach ein gutes Gefühl?

  
  

Teste die Zusammenarbeit mit einem kleinen Auftrag. Ich achte auf die Reaktionsgeschwindigkeit, wie gut die Person mitdenkt, die Qualität des Ergebnisses und das Gefühl, dass sie wirklich versteht, worum es mir geht und mein Business ernst nimmt.

So priorisierst du beim Delegieren richtig

1. Liste alle wiederkehrenden Aufgaben.

2. Markiere, ob sie Umsatz bringen oder deine Expertise brauchen.

3. Alles, was keins von beidem erfüllt, kann delegiert werden.

Du musst nicht alles selbst machen

Früher oder später stösst jede:r an eine Grenze. Wer abgibt, schafft Zeit für Kundengewinnung, Arbeit am Unternehmen und betreibt weniger Raubbau mit den eigenen Ressourcen.

Wenn du jetzt immer noch nicht sicher bist, wie du priorisieren sollst, dann melde dich bei mir zum kostenlosen Erstgespräch. Gemeinsam finden wir heraus, was du abgeben kannst. Und wie du dadurch mehr erreichst.

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